Сдаем отчетности и оформляем трудовые: основные правила

Кому стоит завести бумажную трудовую книжку

Введение трудовых книжек в электронном формате внесло изменение в организацию работы сотрудников отдела кадров. Теперь им необходимо изучить новый алгоритм действий, когда новый работник принес бумажную трудовую книжку, и куда отправлять информацию о кадровых изменениях. Директор должен знать, какая ответственность ожидает его за несоблюдение новых правил и как избежать штрафных санкций. Изучив все тонкости, директор сможет скоординировать работу отдела кадров.

Переход на электронные трудовые книжки помог оптимизировать рабочий процесс и избавил сотрудников от заполнения лишних бумаг. Но вместе с этим нововведением появились штрафные санкции за необоснованный отказ. Есть ситуации, когда сотрудник имеет право оформить стандартную трудовую книжку.

Если педагог ранее не работал в этой школе, ему заведут документ в электронном формате. Но если сотрудник потерял старую трудовую книжку, работодатель должен оформить ее в бумажном формате. Это положение закреплено в ТК РФ. В случае необоснованного отказа директору придется заплатить штраф в размере 50 тыс. рублей.

Новую стандартную трудовую книгу можно оформлять педагогам, ранее отказавшимся от электронного формата. Но они должны подготовить справки СТД-Р и СТД-ПФР.

Далее сотрудник отдела кадров должен действовать по ситуации:

В справках написано, что новый сотрудник не хочет переходить на новый формат. В этом случае работник отдела кадров должен завести бумажную трудовую книжку.
В справках указано, что новый работник выразил желание перейти на электронную книгу. Тогда кадровику не придется оформлять бумажный вариант. В системе ПФР уже есть данные о том, что на предыдущем месте работы ему выдали стандартную трудовую книжку на руки. В этом случае, если работник передумал на месте, то школа имеет право ему отказать в выборе другого формата.
Справки отсутствуют, потому что педагог не работал в 2020 году. Тогда специалист отдела кадров может предложить соискателю запросить дубликат трудовой книжки у предыдущего работодателя. Иначе, если будет оформлен новый документ, проверяющие могут посчитать это за нарушение и выпишут штраф до 50 тыс. рублей.

Поэтому директор школы должен внимательно изучить все нововведения, иначе проверяющая комиссия может посчитать проявление лояльности как нарушение ТК РФ. Также следует провести собрание с сотрудниками отдела кадров, чтобы подробнее объяснить суть нововведений.

Прослушав курс «Организация обработки и обеспечение защиты персональных данных», кадровик сможет обеспечить защиту данных работника при оформлении новой трудовой книги.

Рекомендации по сдаче отчетности в Пенсионный фонд РФ

В 2020 году было добавлено нововведение: администрация школы должна отправлять в Пенсионный фонд РФ новый вид отчетности СЗВ-ТД. Если будут нарушения в его заполнении, проверяющие могут выписать штраф. В образовательных организациях начался постепенный переход с бумажных трудовых книжек на электронный формат. Это актуально в период пандемии. В этой статье руководители смогут узнать, как эффективно организовать работу школы в сложной эпидемической обстановке.

Вся информация о профессиональной деятельности и трудовом стаже работника находится в Пенсионном фонде РФ. Поэтому обязанностью руководителя является информирование ПФР обо всех перемещениях сотрудника, при помощи заполнения специальной формы, которая называется «Сведения о трудовой деятельности работников» (СЗВ-ТД). Формат документа может быть бумажным и электронным. Но при оформлении первого варианта нужно учитывать некоторые ограничения.

Главное из них — количество работников, которые имеют право подать отчет СЗВ-ТД в бумажном формате. Их число не должно превышать 24 человек. Ответственным за сдачу СЗВ-ТД лицом является директор школы. За каждый просроченный или неправильно заполненный отчет — штраф в размере до 500 рублей. Поэтому директор должен проверять справки на соответствие всем требованиям.

СЗВ-ТД нужно отправлять на следующий день после издания приказа о приеме или увольнении сотрудника. В других ситуациях его нужно отправлять не позднее 15 числа каждого месяца.

Полный перечень самых распространенных недочетов, которые могут посчитать за нарушение, можно посмотреть в таблице.

Если они были обнаружены, то их необходимо скорректировать и отправить заново. Но если неправильно записан номер приказа или должность, то штрафных санкций не последует.

По этой ссылке можно скачать таблицу «Устранение ошибок СЗВ-ТД», чтобы не получить штраф.

Директор может не платить штраф, если выберет сотрудника, который будет ответственным за проверку СЗВ-ТД отдельным приказом. Тогда проверяющие оштрафуют этого специалиста. Директор может привлечь к ответственности сотрудника отдела кадров, которые допустили ошибки при заполнении отчета.

После проверки ПФР отправит уведомление директору со списком ошибок:

на электронную почту;
по обычной почте;
лично — в этом случае сотрудники позвонят директору или забрать самостоятельно под личную подпись.

Ошибки нужно устранить в течение 5 рабочих дней после получения уведомления. Ответственный за оформление отчетов сотрудник должен сохранять все доказательства отправки отчета и не удалять системные сообщения. Если отчет был сдан вовремя, но из-за технических сбоев на сервере он потерялся, штраф не выпишут. Также размер штрафа может быть ниже, если произошел сбой в работе ПК и сотрудники своевременно устранили недочеты.

Семейные ценности: как их сформировать у школьников?

В данной статье мы расскажем Вам о том, как важно закладывать основные ценности в школьном возрасте и готовить учеников к будущей семейной жизни.

Антитеррористические документы, предназначенные для школы и детского сада

В данной статье мы рассмотрим документы, которые выступают в качестве защиты в случае террористического акта.

Новые требования для приемки школы или детского сада в 2021 году

В данной статье мы расскажем все о справках и документах, которые необходимо подавать образовательным организациям.