Организация оборота электронных документов в детских садах и школах

В настоящее время действуют новые правила Трудового кодекса, согласно которым с 22.11.2021 возможно использовать документы не только в привычном бумажном, но и в электронном виде. Подробно о том, как оформлять электронную документацию во время приёма или увольнения работников, рассмотрим в этом материале.

При согласии работников перевести документы в электронный вид допустимо оформить таким образом почти все трудовые документы согласно статье 22.2 Трудового кодекса. Также возможно оформлять в виде электронных документов и договора, заключаемые с сотрудниками, работающими удалённо. Решение об этом принимается отдельно, примером можно привести часть 5 ст. 312 Трудового кодекса. В тех случаях, когда подключение к общему электронному обороту документов не производится, оформлять необходимую документацию следует согласно правилам, изложенным в гл. 49.1 Трудового кодекса.

Кроме этого, документы, которые не оформляются в обязательном порядке по утверждённой письменной форме, тоже возможно оформить в электронном виде. Это относится, к примеру, к документам учёта платежей, докладным или служебным запискам и т. д. (Федеральный закон № 402 от 06.12.11, часть 5). Но для всех сотрудников, которые работают с электронными документами, необходима электронная подпись. Если её не имеется, то по закону следует оформить, а до тех пор вести бумажную документацию.

В настоящее время законодательно запрещено оформлять в электронном виде такие документы как:

Площадка «Работа России» и её деятельность регулируется постановлением Правительства № 885 от 25.08.2015 г. Специалист, ответственный за кадры, обязан через госуслуги провести официальное оформление доступа к этой платформе.

Работодатели, которые имеют свою собственную площадку для электронного документооборота, должны убедиться в том, что на ней возможно использовать УКЭП (усиленную квалифицированную электронную подпись) и подписывать необходимые документы. Кроме этого, допустимо наличие не только этой подписи, но также и других.

Работодатель обязан создать информационную систему, которая предоставит возможность подписывать и хранить необходимые документы согласно правилам Трудового кодекса (статья 22.1, часть 4), а также отмечать и подтверждать получение документов обеими сторонами, заключающими трудовой договор. С 01.09.2022 г. работодатели обязаны связать свою информационную систему с порталом госуслуг. Правительством будут утверждены правила взаимодействия.

Для кадрового оборота электронных документов утверждены правила, определяющие использование подписи. Согласно части 1 — 7 статьи 22.3 Трудового кодекса, в зависимости от того, какая платформа используется работником и работодателем, могут применяться подписи разных видов. Ниже в таблице представлены подробные детали о том, на каких платформах расположены электронные подписи и какие из них использовать для различных документов. Рекомендуется скачать таблицу, чтобы всегда иметь возможность свериться.

Обычно требуется подписывать документы усиленной квалифицированной электронной подписью. Это касается справок о трудовой деятельности работника (СТД-Р), жалоб, подаваемых в надзорные органы, различные документы единой информационной системы (ЕИС): извещения о госзакупках и др. (ФЗ от 31.07.2020 ст. 40, ч.1, ФЗ № 44 ТК ст. 4 ч. 1).

Универсальная квалифицированная электронная подпись согласно статье 6 ч. 1 ФЗ № 63 от 06.04.2011 признана равнозначной собственноручной. Она удобна для подписи электронных документов, кроме внутренних, которые были закреплены местными актами. Для их подписи допускается использование простой электронной подписи. Но для этого потребуется соглашение со всеми работниками. Устанавливаются чёткие правила, согласно которым ключ простой электронной подписи строго конфиденциален, и определяется лицо, которое подписывает документ (ФЗ от 06.04.2011 ст. 9 ч. 2 ФЗ № 63, ст. 22.3 ч. 5 ТК).

Чтобы работники имели возможность участвовать в электронном документообороте, каждому из них требуется электронная подпись. Процесс организации кадрового электронного документооборота требует расходов для работодателя, который обязан предоставить работникам возможность пользоваться ею. Работники, которые имели электронную подпись до того, как работодатель создал электронную систему документов, могут пользоваться ею. В этом случае возмещать расходы на оформление работодатель не обязан (ТК, статья 22.2 ч. 12).

Согласно Трудовому кодексу (ТК статья 22.2 ч. 2,3) необходимо принятие локального акта, определяющего порядок и систему взаимодействия при использовании системы электронного документооборота, отвечающего определённым требованиям.

В нём должны содержаться следующие пункты:

Для участия в обороте электронных документов от работников требуется их письменное согласие. Они могут вписать его в уведомление, полученное от работодателя, или составить самостоятельно. Сделать это работники могут в любое время. Можно не требовать согласия лишь от кандидатов, принимаемых на работу в организации после 31.12.2021, у которых на этот период трудового стажа не имеется (ТК статья 22.2 4 ч.).

Если по каким-либо причинам электронная система документооборота была введена не для всех работников, то необходимо определить, в каких случаях возможно будет вести обмен документами с теми из них, кто её не имеет. В локальном акте, который принимается при участии представителей профкома (к примеру, вводится отдельный раздел в Правилах внутреннего трудового распорядка) этот момент следует отметить.

В чрезвычайных ситуациях: несчастных случаях, произошедших на производстве, авариях, наводнениях или пожарах, при которых может возникать угроза для здоровья и жизни людей, либо при нарушении нормальных условий жизни человека или группы людей, работодатель имеет право производить обмен электронными документами. (Трудовой кодекс ст. 22.2 ч. 3). Допустимо использование фотографий, сканов или копий. Затем можно произвести оформление бумажной документации.

Уволить сотрудника за отсутствие электронной подписи нельзя, как и за отказ от участия в электронной системе оборота документов работодателя.

Сотрудники, по каким-либо причинам не участвующие в электронном обороте документации, могут в определённых случаях также обмениваться электронными документами с работодателем. Для подобных ситуаций следует установить чёткий порядок. Составить локальный акт, согласованный с профкомом. К примеру, можно создать раздел в Правилах внутреннего трудового распорядка.

Возможно возникновение чрезвычайных ситуаций, вызванных техногенными или природными причинами: пожара, несчастного случая или аварии на производстве, наводнения, когда возникает угроза жизни и здоровью людей, либо нормальным условиям жизни человека или группы людей. Согласно статье 22.3 ч.13 ТК в таких случаях допустимо произвести временный обмен непосредственно электронными документами или образами — фотографиями, сканами, копиями. Впоследствии же следует оформить бумажные документы.

­­­­­­­­­­­­Если нужна дополнительная информация по кадровому делопроизводству, то рекомендуем пройти профессиональную переподготовку от Академии «Сократ». Пройти обучение и получить диплом можно дистанционно. С подробностями можно ознакомиться здесь.

Работодатель обязан провести необходимые мероприятия по внедрению оборота электронных документов согласно новым требованиям (ФЗ № 377 от 22.11.21 ст. 2 ч. 4). Это касается и участников эксперимента 2020 г., пользующихся электронной системой документооборота. Следует провести необходимые мероприятия по внедрению новых требований.

Документы от соискателя работодатель при оформлении на работу может принимать в любой форме: бумажной или электронной (статья 65 Трудового кодекса), кроме тех, которые, согласно законодательству (статья 22.2 часть 10 Трудового кодекса) обязательно должны быть представлены исключительно в бумажном виде. Нового сотрудника необходимо ознакомить с локальными актами (статья 68 часть 3 ТК). Они тоже могут быть представлены в виде электронных документов (статья 22.2 часть 10 ТК).

Работодатель может заключать с новым работником трудовой договор в виде электронного документа. Подписывать его можно усиленной квалифицированной или неквалифицированной подписью, выданной Единым порталом госуслуг. Это допустимо, если оформление производится с использованием «Работы в России» — специализированной цифровой платформы. Если оно производится на «Работе в России» работник также может подписать заключаемый с ним договор усиленной подписью (УНЭП или УКЭП), полученной на Едином портале госуслуг, или простой электронной подписью (статья 22.3 часть 1−7 ТК).

Приказ о приёме на работу может быть создан и оформлен в виде электронного документа. Для подписи можно использовать УНЭП или УКЭП (статья 22.3 часть 1 ТК).

Работнику может быть предоставлен доступ к электронным документам в электронной системе документов работодателя, подписанным им электронной подписью. Для этого он должен обратиться с заявлением. Форма этого документа произвольная. Приняв его, работодатель должен отправить нужный документ работнику в его личный кабинет на ЕГПУ (статья 22.3 часть 12 ТК).

Работник может подавать заявления, обращения, уведомления в электронной форме работодателю в его информационную систему через цифровую платформу «Работа в России» или портал госуслуг — это зависит от того, какой платформой пользуется работодатель (статья 22.3 часть 8 ТК). Полученными такие документы будут считаться на следующий день после отправки.

­­­­­­­­­­­­Работодатель может составить приказ в виде электронного документа. Можно использовать усиленную квалифицированную или неквалифицированную электронную подпись (статья 22.3 часть 3 ТК). Работник может получить документ о трудовой деятельности в удобной для себя форме — бумажной или электронной. Второй вариант предусматривает заверку документа СТД-Р УКЭП (статья 66.1 часть 4 ТК).

Работник должен подать письменное заявление о выдаче ему документов о работе, заверенных работодателем. Если они имеются в электронной системе документов организации, то он может получить бумажный или электронный вариант, на выбор. Сделать это возможно также через госуслуги. Работникам, не участвующем в электронном взаимодействии с работодателями, документы выдаются на бумажных носителях. Это необходимо сделать в 3-дневный срок, безвозмездно (статья 22.3 часть 11 ТК).

Подать заявление о получении документов работник может в электронном или письменном виде. Если подаётся электронное заявление, оно может быть отправлено:

­­­­­­­­­­­­Как решить ситуацию, связанную с конфликтом интересов в образовательном учреждении, можно прочитать в статье.

Сохранность и конфиденциальность документов можно обеспечивать любым удобным способом. Допускается для этого использовать правила, изложенные в приказе № 526 Министерства культуры от 31.03.2015.

Для хранения документов в электронном виде нет установленных законодательно правил и определённых сроков. Можно сохранять их в течение установленного Росархивом времени, указанного в приказе № 236 от 20.12.19 (статья 22.3 часть 14 ТК).

В наши дни образовательные учреждения активно используют профессионально составленную систему оборота электронной документации. Многие из них самостоятельно разрабатывают и вводят такие системы. Это позволяет значительно экономить рабочее время, упростить и упорядочить работу с документами, а также повысить качество их обработки.