Left
Right
У Вас есть вопрос?
Заполните форму и мы Вам ответим
Выберите направление
Откуда Вы о нас узнали?
Нажимая на кнопку, Вы даете согласие на обработку персональных данных и соглашаетесь с политикой конфиденциальности.
статьи

Организация оборота электронных документов в детских садах и школах

В настоящее время действуют новые правила Трудового кодекса, согласно которым с 22.11.2021 возможно использовать документы не только в привычном бумажном, но и в электронном виде. Подробно о том, как оформлять электронную документацию во время приёма или увольнения работников, рассмотрим в этом материале.

Документы, которые допустимо перевести в электронный вид

При согласии работников перевести документы в электронный вид допустимо оформить таким образом почти все трудовые документы согласно статье 22.2 Трудового кодекса. Также возможно оформлять в виде электронных документов и договора, заключаемые с сотрудниками, работающими удалённо. Решение об этом принимается отдельно, примером можно привести часть 5 ст. 312 Трудового кодекса. В тех случаях, когда подключение к общему электронному обороту документов не производится, оформлять необходимую документацию следует согласно правилам, изложенным в гл. 49.1 Трудового кодекса.

Кроме этого, документы, которые не оформляются в обязательном порядке по утверждённой письменной форме, тоже возможно оформить в электронном виде. Это относится, к примеру, к документам учёта платежей, докладным или служебным запискам и т. д. (Федеральный закон № 402 от 06.12.11, часть 5). Но для всех сотрудников, которые работают с электронными документами, необходима электронная подпись. Если её не имеется, то по закону следует оформить, а до тех пор вести бумажную документацию.

В настоящее время законодательно запрещено оформлять в электронном виде такие документы как:
распоряжения и приказы об увольнениях сотрудников;
акты, составленные при несчастных случаях, произошедших на производстве;
трудовые книжки и иные документы о трудовой деятельности сотрудников;
документы о прохождении сотрудниками необходимых инструктажей по вопросам охраны труда, к ним относятся и лично подписанные работниками.
Согласно постановлению, принятому в марте 2022 г. работодатель обязан оформлять в электронном виде документацию по охране труда. К ним относится помимо прочих реестр правовых нормативных актов, в которых изложены требования и правила охраны труда работников в зависимости от специфических особенностей данной деятельности. Согласно статьям 214 и 214.2 Трудового кодекса, разрешено вести электронный реестр, актуальные редакции становятся доступны для работников.

Платформа, подходящая для электронных документов

Компьютер, электронный документооборот
Статья 22.1 Трудового кодекса часть 4 постановляет, что электронные документы можно располагать как на собственной системе для хранения информации, так и на цифровой платформе «Работа в России».
Для прочих областей нет утверждённых платформ по оформлению электронных документов.
Площадка «Работа России» и её деятельность регулируется постановлением Правительства № 885 от 25.08.2015 г. Специалист, ответственный за кадры, обязан через госуслуги провести официальное оформление доступа к этой платформе.

Работодатели, которые имеют свою собственную площадку для электронного документооборота, должны убедиться в том, что на ней возможно использовать УКЭП (усиленную квалифицированную электронную подпись) и подписывать необходимые документы. Кроме этого, допустимо наличие не только этой подписи, но также и других.

Работодатель обязан создать информационную систему, которая предоставит возможность подписывать и хранить необходимые документы согласно правилам Трудового кодекса (статья 22.1, часть 4), а также отмечать и подтверждать получение документов обеими сторонами, заключающими трудовой договор. С 01.09.2022 г. работодатели обязаны связать свою информационную систему с порталом госуслуг. Правительством будут утверждены правила взаимодействия.

Подписи, применяемые в обороте электронных документов

Для кадрового оборота электронных документов утверждены правила, определяющие использование подписи. Согласно части 1 — 7 статьи 22.3 Трудового кодекса, в зависимости от того, какая платформа используется работником и работодателем, могут применяться подписи разных видов. Ниже в таблице представлены подробные детали о том, на каких платформах расположены электронные подписи и какие из них использовать для различных документов. Рекомендуется скачать таблицу, чтобы всегда иметь возможность свериться.

Обычно требуется подписывать документы усиленной квалифицированной электронной подписью. Это касается справок о трудовой деятельности работника (СТД-Р), жалоб, подаваемых в надзорные органы, различные документы единой информационной системы (ЕИС): извещения о госзакупках и др. (ФЗ от 31.07.2020 ст. 40, ч.1, ФЗ № 44 ТК ст. 4 ч. 1).

Универсальная квалифицированная электронная подпись согласно статье 6 ч. 1 ФЗ № 63 от 06.04.2011 признана равнозначной собственноручной. Она удобна для подписи электронных документов, кроме внутренних, которые были закреплены местными актами. Для их подписи допускается использование простой электронной подписи. Но для этого потребуется соглашение со всеми работниками. Устанавливаются чёткие правила, согласно которым ключ простой электронной подписи строго конфиденциален, и определяется лицо, которое подписывает документ (ФЗ от 06.04.2011 ст. 9 ч. 2 ФЗ № 63, ст. 22.3 ч. 5 ТК).

Чтобы работники имели возможность участвовать в электронном документообороте, каждому из них требуется электронная подпись. Процесс организации кадрового электронного документооборота требует расходов для работодателя, который обязан предоставить работникам возможность пользоваться ею. Работники, которые имели электронную подпись до того, как работодатель создал электронную систему документов, могут пользоваться ею. В этом случае возмещать расходы на оформление работодатель не обязан (ТК, статья 22.2 ч. 12).

Документы, необходимые для создания электронной системы оборота документации

Для запуска электронного оборота документов требуется приказ, а также осведомление всех сотрудников о внедрении системы и получение согласия от них. Необходимо принять положение, определяющее правила взаимодействия. Также важно уточнить процесс документооборота с работниками в экстренных случаях.

Приказ о электронной системе оборота документации

Документы, трудовые книжки
Чтобы запустить оборот электронных документов, требуется издать приказ. Начало его действия следует точно определить, а также назначить лиц, отвечающих за работу системы. Они обязаны оповестить всех работников организации и собрать их согласие. Также в этом приказе должно содержаться положение о системе электронного оборота документов.

Положение

Согласно Трудовому кодексу (ТК статья 22.2 ч. 2,3) необходимо принятие локального акта, определяющего порядок и систему взаимодействия при использовании системы электронного документооборота, отвечающего определённым требованиям.

В нём должны содержаться следующие пункты:
Точный срок оповещения всех работников о внедрении электронного оборота документов на взаимодействие между ними и работодателем.
Подробные сведения о той информационной системе, которая используется для создания электронного оборота документов организации.
Перечень категорий сотрудников, для которых создаётся электронная система оборота и документов.
Возможности и способы пользования системой при надобности.
Дата начала внедрения системы. Оно не должно быть раньше даты оповещения работников.
В дополнении требуется указать порядок ведения оборота электронных документов. Также потребуется урегулировать некоторые моменты:
сроки ознакомления работников с электронными документами и подписания их, учитывая рабочее время организации;
чрезвычайные ситуации, когда допустимо оформление бумажных документов;
регламент проведения подробного инструктажа для работников в случае особой надобности по вопросам сотрудничества с использованием электронной системы документации;
взаимодействие представительного комитета работников организации с работодателем, а также комиссией по спорным вопросам в случае необходимости.
Прежде чем утвердить разработанное положение, следует ознакомиться с мнением первичного профкома работников (ст. 372 Трудового кодекса).

Оповещение сотрудников организации и их согласие

Каждый работник должен быть поставлен в известность о том, что в организации вводится электронная система документооборота. Необходимо проинформировать всех сотрудников о том, что они имеют право согласиться на взаимодействие посредством электронного оборота документации с работодателем или отказаться от него, работая и дальше прежних условиях. Также необходимо информировать каждого кандидата на работу в организации (ТК статья 22.2 4 ч.). Оповещение работников должно быть направлено в сроки, установленные в положении об электронной системе документооборота.
Для участия в обороте электронных документов от работников требуется их письменное согласие. Они могут вписать его в уведомление, полученное от работодателя, или составить самостоятельно. Сделать это работники могут в любое время. Можно не требовать согласия лишь от кандидатов, принимаемых на работу в организации после 31.12.2021, у которых на этот период трудового стажа не имеется (ТК статья 22.2 4 ч.).

Если по каким-либо причинам электронная система документооборота была введена не для всех работников, то необходимо определить, в каких случаях возможно будет вести обмен документами с теми из них, кто её не имеет. В локальном акте, который принимается при участии представителей профкома (к примеру, вводится отдельный раздел в Правилах внутреннего трудового распорядка) этот момент следует отметить.

В чрезвычайных ситуациях: несчастных случаях, произошедших на производстве, авариях, наводнениях или пожарах, при которых может возникать угроза для здоровья и жизни людей, либо при нарушении нормальных условий жизни человека или группы людей, работодатель имеет право производить обмен электронными документами. (Трудовой кодекс ст. 22.2 ч. 3). Допустимо использование фотографий, сканов или копий. Затем можно произвести оформление бумажной документации.

Уволить сотрудника за отсутствие электронной подписи нельзя, как и за отказ от участия в электронной системе оборота документов работодателя.

Раздел ПТВР об обмене документами в исключительных случаях

Сотрудники, по каким-либо причинам не участвующие в электронном обороте документации, могут в определённых случаях также обмениваться электронными документами с работодателем. Для подобных ситуаций следует установить чёткий порядок. Составить локальный акт, согласованный с профкомом. К примеру, можно создать раздел в Правилах внутреннего трудового распорядка.

Возможно возникновение чрезвычайных ситуаций, вызванных техногенными или природными причинами: пожара, несчастного случая или аварии на производстве, наводнения, когда возникает угроза жизни и здоровью людей, либо нормальным условиям жизни человека или группы людей. Согласно статье 22.3 ч.13 ТК в таких случаях допустимо произвести временный обмен непосредственно электронными документами или образами — фотографиями, сканами, копиями. Впоследствии же следует оформить бумажные документы.
Фрагмент ПВТР 8.1.
Работники и работодатель вправе обмениваться документами, в том числе документами, связанными с работой, в электронной форме, независимо от введения электронного документооборота и участия в нем, в исключительных случаях.
Фрагмент ПВТР 8.2.
Исключительными случаями, указанными в пункте 8.1 Правил, считаются катастрофы природного или техногенного характера, производственные аварии, несчастные случаи на производстве, пожары, наводнения, землетрясения, эпидемии или эпизоотии и другие исключительные случаи, ставящие под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия всего населения или его части.
Фрагмент ПВТР 8.3.
Обмен документами может производиться в форме электронного документа или электронного образа документа — документа на бумажном носителе, преобразованного в электронную форму путем сканирования или фотографирования с сохранением его реквизитов, — с последующим представлением соответствующих документов на бумажном носителе.
Внимание! Работники, которые согласились принять участие в электронной системе документооборота по кадрам, проводившейся в качестве эксперимента, он может продолжить вести его, оформив необходимую документацию соответственно требованиям Трудового кодекса (до 01.07.2022 г.). ­­­­­­­­­­­­
­­­­­­­­­­­­Если нужна дополнительная информация по кадровому делопроизводству, то рекомендуем пройти профессиональную переподготовку от Академии «Сократ». Пройти обучение и получить диплом можно дистанционно. С подробностями можно ознакомиться здесь.

Работодатель обязан провести необходимые мероприятия по внедрению оборота электронных документов согласно новым требованиям (ФЗ № 377 от 22.11.21 ст. 2 ч. 4). Это касается и участников эксперимента 2020 г., пользующихся электронной системой документооборота. Следует провести необходимые мероприятия по внедрению новых требований.

Приём нового работника: правила оформления электронных документов

Документы от соискателя работодатель при оформлении на работу может принимать в любой форме: бумажной или электронной (статья 65 Трудового кодекса), кроме тех, которые, согласно законодательству (статья 22.2 часть 10 Трудового кодекса) обязательно должны быть представлены исключительно в бумажном виде. Нового сотрудника необходимо ознакомить с локальными актами (статья 68 часть 3 ТК). Они тоже могут быть представлены в виде электронных документов (статья 22.2 часть 10 ТК).

Работодатель может заключать с новым работником трудовой договор в виде электронного документа. Подписывать его можно усиленной квалифицированной или неквалифицированной подписью, выданной Единым порталом госуслуг. Это допустимо, если оформление производится с использованием «Работы в России» — специализированной цифровой платформы. Если оно производится на «Работе в России» работник также может подписать заключаемый с ним договор усиленной подписью (УНЭП или УКЭП), полученной на Едином портале госуслуг, или простой электронной подписью (статья 22.3 часть 1−7 ТК).

Приказ о приёме на работу может быть создан и оформлен в виде электронного документа. Для подписи можно использовать УНЭП или УКЭП (статья 22.3 часть 1 ТК).

Работнику может быть предоставлен доступ к электронным документам в электронной системе документов работодателя, подписанным им электронной подписью. Для этого он должен обратиться с заявлением. Форма этого документа произвольная. Приняв его, работодатель должен отправить нужный документ работнику в его личный кабинет на ЕГПУ (статья 22.3 часть 12 ТК).

Работник может подавать заявления, обращения, уведомления в электронной форме работодателю в его информационную систему через цифровую платформу «Работа в России» или портал госуслуг — это зависит от того, какой платформой пользуется работодатель (статья 22.3 часть 8 ТК). Полученными такие документы будут считаться на следующий день после отправки.

Оформление электронной документации для увольнения работника

­­­­­­­­­­­­Работодатель может составить приказ в виде электронного документа. Можно использовать усиленную квалифицированную или неквалифицированную электронную подпись (статья 22.3 часть 3 ТК). Работник может получить документ о трудовой деятельности в удобной для себя форме — бумажной или электронной. Второй вариант предусматривает заверку документа СТД-Р УКЭП (статья 66.1 часть 4 ТК).

Работник должен подать письменное заявление о выдаче ему документов о работе, заверенных работодателем. Если они имеются в электронной системе документов организации, то он может получить бумажный или электронный вариант, на выбор. Сделать это возможно также через госуслуги. Работникам, не участвующем в электронном взаимодействии с работодателями, документы выдаются на бумажных носителях. Это необходимо сделать в 3-дневный срок, безвозмездно (статья 22.3 часть 11 ТК).

Подать заявление о получении документов работник может в электронном или письменном виде. Если подаётся электронное заявление, оно может быть отправлено:
через площадку «Работа в России»;
через электронную информационную систему;
на e-mail работодателя.
Работникам, которые не взаимодействовали с работодателем через электронную систему оборота документации, необходимые документы выдаются в бумажном виде. Это могут быть заверенные копии (статья 22.2 часть 9 ТК).
­­­­­­­­­­­­Как решить ситуацию, связанную с конфликтом интересов в образовательном учреждении, можно прочитать в статье.

Способ и время хранения электронных документов

Сохранность и конфиденциальность документов можно обеспечивать любым удобным способом. Допускается для этого использовать правила, изложенные в приказе № 526 Министерства культуры от 31.03.2015.
Организовать надёжную систему хранения электронных документов, исключающую потерю, доступ посторонних лиц, искажение.
Установить в электронном архиве программные средства, позволяющие воспроизводить, копировать, рассылать документы при необходимости.
Расположить документы на отдельных носителях индивидуально.
При изменении программной среды, физического и технического состояния носителей производить перезапись архивов и устанавливать документы в новых форматах.
В архиве хранить два и более экземпляра каждого документа. Рекомендуется располагать рабочие и основные экземпляры на разных устройствах и носителях.
Контролировать состояние электронного хранилища документов, физическое состояние устройств и носителей, на которых хранятся документы. Проверка должна производиться не реже, чем через каждые пять лет.
Для хранения документов в электронном виде нет установленных законодательно правил и определённых сроков. Можно сохранять их в течение установленного Росархивом времени, указанного в приказе № 236 от 20.12.19 (статья 22.3 часть 14 ТК).

В наши дни образовательные учреждения активно используют профессионально составленную систему оборота электронной документации. Многие из них самостоятельно разрабатывают и вводят такие системы. Это позволяет значительно экономить рабочее время, упростить и упорядочить работу с документами, а также повысить качество их обработки.