Составляем график отпусков вместе: как избежать ошибок и сэкономить время

Сегодняшняя статья посвящена графику отпусков. Мы поговорим об этапах его составления, обсудим все тонкости и нюансы. Также разберем кого нужно вносить в график, зачем учитывать неиспользованные дни отпуска, обязательно ли брать во внимание пожелания работников. Помимо этого затронем много других интересных вопросов (например: как быть с мобилизованными, стоит ли указывать даты учебного или неоплачиваемого отпуска и т. д.). Все это позволит заранее распланировать порядок действий, не допустить ошибок, (в следствие чего сэкономить значительное количество времени, которое потребовалось бы на исправление недочетов), не нарваться на штрафы при проверках трудовой инспекции и избежать негатива от недовольных подчиненных.

В целом, для того, чтобы грамотно составить график отпусков на год необходимо выполнить всего три основных пункта:

Далее рассмотрим все шаги более подробно, отметим важные детали и добавим полезную информацию, которую Вы могли не знать.

В график следует включать всех работников, которые в настоящее время осуществляют трудовую деятельность в компании, в том числе и тех, кто собирается увольняться в тот период, на который рассчитан график. Не забудьте внести также тех, кто на данный момент находится в отпуске по беременности и родам, ухаживает за детьми, на больничном или взял отгулы за свой счет, поскольку вернуться на прежнюю должность эти сотрудники могут в любой день, кроме того у них могли остаться неиспользованные дни с прошлых отпусков, что тоже нужно брать во внимание.

Существуют особые категории сотрудников, которые могут взять отпуск в любое время (согласно статье 123 ТК РФ), они также вносятся в общий график, но при этом всегда принимаются в расчет именно те даты, которые назвали сами работники.

Мобилизованные несмотря на то, что трудовой договор с ними приостановлен, все же вносятся в график отпусков, поскольку они до сих пор числятся в штате и продолжают копить отпускной стаж (прописано в ч. 7 ст. 351.7 ТК РФ). Также, следует заметить, что в Трудовом Кодексе отсутствует информация, согласно которой работодатель бы имел право не учитывать работников, с которыми он временно приостановил договор при распределении отпусков для действующих сотрудников. Вы вправе на свое усмотрение указать месяц и даты отпуска (главное не делить его на части, если от сотрудника не было на это письменного согласия), однако важно помнить, что в течение полугода после возвращения на прежнюю должность демобилизованный работник может взять отпуск когда пожелает (согласно ч. 7 ст. 351.7 ТК РФ). В примечаниях к графику рекомендуется прописать информацию о мобилизации сотрудника, тогда при проверке представителя трудовой инспекции у Вас будет рациональное объяснение (по какой причине определенный сотрудник не пошел в запланированный отпуск).

Также советуем отмечать прошлогодние отпуска, так будет легче отследить, чтобы сотрудник сначала отгулял положенный отпуск за предыдущий год, а потом уже за действующий, тем самым не допустив нарушения трудового законодательства.

Узнайте информацию о предпочтениях ваших подчиненных по датам отпусков. В целом, учитывать мнение сотрудников при формировании графика не обязательно (кроме определенных категорий граждан), но если опросить персонал заранее, это позволит избежать конфликтов и переносов отпусков. Оповестить кадры о том, что необходимо предоставить данные о желаемом времени для отдыха можно через официальный приказ либо, к примеру, уведомлением на рабочую электронную почту. В ответном письме пусть сотрудники укажут общее количество дней, а также даты начала и окончания планируемого отпуска. Если кто-то захочет разделить отпуск, то это возможно только при условии, что одна из частей будет не менее 2-х недель. Более того, обе стороны (работник и работодатель) должны документально закрепить согласие на эту манипуляцию (в примечаниях обязательно указывайте номер данного документа, чтобы при необходимости была возможность его найти и предъявить). Также можно внести в график отдельный пункт, который отразит информацию по всем сотрудникам, поделившим отпуск.

В график отпусков стоит вносить актуальные данные весь календарный год, указывайте фактические даты, когда сотрудники уходят в отпуск, фиксируйте все расхождения и разъясняйте причины их возникновений, чтобы быть в курсе и контролировать все произошедшие изменения.

Как правило, в большинстве компаний составлением графика отпусков занимается отдел кадров, а управленец только его утверждает. Однако, если мы возьмем образовательные учреждения (школы и детские сады) или социальные организации, то эта обязанность чаще всего ложится непосредственно на плечи самих руководителей учреждений (директоров/заведующих и др.). Они также выполняют ряд других функций, не свойственных, к примеру, директору предприятия, отсюда следует вывод, что модель управления в социальной и образовательной сферах значительно отличается от коммерческих организаций, где главная цель — получение прибыли.

Наш образовательный центр приглашает всех желающих пройти курсы повышения квалификации и профессиональной подготовки по темам: «Управление в образовании» и «Управление в организации социального обслуживания», где подробно рассматриваются такие аспекты, как:

Программы обучения разработаны профессионалами с многолетним опытом, которые подготовили для Вас качественный и легко усваиваемый материал. При этом, благодаря дистанционным технологиям предоставляется возможность получать знания в любое удобное время без отрыва от основной деятельности, а лояльная ценовая политика позволит сэкономить денежные средства. Ознакомиться со структурой этих и других курсов, получить бесплатную консультацию при необходимости и задать любые интересующие Вас вопросы нашим сотрудникам, а также оставить заявку на обучение можно на сайте нашего образовательного центра.