Типичные ошибки школы в работе со справками. Чек-лист контроля

В образовательных учреждениях обязательно проводится выплата пособий для работников разного звена. В 2021 году требуется проверить все документы, которые их подтверждают, иначе Фонд социального страхования (ФСС) может оштрафовать учреждение. Чтобы узнать нововведения в школах в 2021 году, рекомендуется прочитать статью. В ней указаны правила, обязанности, нормативная документация образовательного учреждения.

Ниже в статье описаны наиболее характерные ошибки в работе со справками, их рассмотрение и методы устранения. В 2021 году именно ФСС должно выплачивать пособие вместо работодателя. Вне зависимости от этого, школа обязана хранить все подтверждающие документы на случай внезапной проверки в течение 3 ближайших лет. Чаще ошибки делает работник кадровой службы, которого важно проконтролировать. Руководитель школы обязан проинспектировать данные, убедиться, что у кадровика хранятся оригиналы каждого документа.

Ошибка 1. Хранение копий

Существует перечень обязательных справок, которые кадровый работник должен хранить в учреждении не менее 3 лет:

Справка из женской консультации о постановке на учет

Требуется хранить оригинал, а не копию. На справке указывают подпись и печать врача, название и печать медицинской организации. Все письменные или печатные данные должны легко читаться. Справка требуется женщине на случай, если она захочет выйти в планируемой отпуск по беременности, родам, уходу за ребенком. Эти данные прописаны в нормативно-правовых актах, регламентирующих пособия гражданам, ухаживающим за детьми.
Справка о рождении ребенка из ЗАГСа

Оригинал хранится в учреждении для единовременных выплат на случай рождения ребенка.
Справка с работы отца ребенка

Оригинал также требуется для единовременных выплат. Эта справка не нужна в случае, если работница школы имеет статус матери-одиночки, а в свидетельстве о рождении в графе «отец» указан прочерк.

В законодательных актах прописано, что для получения пособия и выплаты требуются только оригиналы документов. Если эти справки отсутствуют или содержатся копии, Фонд социального страхования может потребовать, чтобы школа осуществляла все выплаты самостоятельно, без ее поддержки.

Ошибка 2. Принятие неверно заполненного больничного листа

В образовательное учреждение обязательно подают больничные листы, которые кадровые работники отдают в ФСС. Это требуется для того, чтобы организация выплачивала работнице пособие по беременности и родам. Все данные по больничным листам должны проверять кадровые служащие. Это уменьшит риск появления проблем с социальным страхованием.

В случае возникновения споров выделяют следующие параметры:

Полная ответственность за некачественное составление больничного листа ложится на медицинскую организацию.

ФСС вправе предъявлять претензии школе, тогда дело идет на рассмотрение в суд.

Школа обязана возмещать материальные убытки, если она неправильно оформляла документы.

Школа обязана выплатить компенсацию, если через суд была доказана ее вина.

Школа не должна хранить копию или оригинал документов больничного листа в случае, если он составлен медицинской организацией в электронном виде. Тогда предоставление бумажной версии документа не требуется, он не запрашивается. Если женщина захочет продлить отпуск по беременности и родам, потребуется составлять все данные в электронном виде.

Ошибка 3. Принятие неполной справки с места работы

Бывают случаи, когда по ошибке пособие предоставляют сразу обоим родителям. ФСС берет на себя функцию оплаты только одного из них. Например, если отец первым подал заявление, то деньги перечисляют ему. Тогда организация отказывает школе в исполнении расходов на пособие.

Чтобы избежать данной ошибки, кадровый работник должен:
‣ проверять справки, которые передаются от работников школы;
‣ проверять наличие оригинала справки, а не ее подделки;
‣ запрашивать справку с места работы второго родителя.

Важно избегать любых недочетов. Поэтому требуется проверять документы с рабочего места второго родителя, например, отца. Об этом указано в письме Минздравсоцразвития от 2011 года. Школа предоставит родителю пособие, которое полностью возмещает ФСС.

Ошибка 4. Правильность хранения документов

Каждый документ, который передается в отдел кадров, должен храниться по всем правилам. Это требуется на случай, если другая организация потребует предоставить оригинал какой-либо справки. Например, справки по беременности и родам.

Заместитель директора по административно-хозяйственной работе обязан проверять, каким образом хранятся документы и справки для предоставления пособий работникам.

Должны выполняться следующие пункты:

Запрет на вложение справки в личное дело сотрудника

Подобные действия входят в список нарушений обработки персональных данных. Если выполняются подобные действия, учебная организация обязана выплатить штраф вплоть до 50.000 руб.
Хранение справок для предоставления пособия в бухгалтерии

Эти бумаги не относятся к справкам, предназначенным для кадровой документации. Поэтому их требуется передавать в бухгалтерию, где они должны храниться в отдельном разделе.

Потребность в хранении справок для пособий регламентируется Фондом социального страхования. Эти данные указаны в методических указаниях от 2008 года.

Заключение

В школах, как и в других организациях, требуется хранить документы по всем прописанным правилам. Если этот пункт не выполняется, учебным организациям могут назначить штраф. В особенности это касается справок для получения пособий родителями для ухода за детьми. Эти данные проверяет ФСС, который может запросить документы в любой момент. Поэтому важно придерживаться правил, регламентов.

Важно правильно хранить документы, получать только оригиналы, принимать справки с работы второго родителя. Чтобы кадровый работник правильно осуществлял свои функции, ему рекомендуется пройти курс «Кадровая работа в образовательных учреждениях». Это поможет повысить квалификацию сотрудника.

Курс повышения квалификации "Содержание и организация образовательного процесса в дошкольной организации в условиях реализации ФГОС"

Курс раскрывает содержание образовательного процесса в условиях реализации ФГОС для педагогов дошкольных организаций.

Курс повышения квалификации "Введение и реализация ФГОС ДО в дошкольных образовательных организациях"

В данной теме рассматривается вопрос введения и реализации государственного стандарта дошкольного образования.

Курс повышения квалификации "Педагогические технологии работы с одаренными детьми в условиях реализации ФГОС"

Курс предназначен для педагогов образовательных организаций по технологиям работы с одаренными детьми.