Как работать с самозанятыми

Перед тем, как работать с самозанятым, требуется выявить положительные и отрицательные стороны, аспекты документооборота, возможность компенсации налоговых издержек и другие особенности. Многие компании предпочитают работать именно с самозанятыми, так как их деятельность не облагается НДФЛ, не требует страховых взносов от работодателя. Если правильно выстроить деятельность, каждая сторона останется в выигрыше.

Характеристика самозанятых

Самозанятые — это физические лица или индивидуальные предприниматели, чья деятельность облагается налогом на профессиональный доход.

Он подразделяется на следующие виды:

4% — платежи от физических лиц;
6% — платежи от юридических лиц.

Чтобы подробнее выяснить детали работы с самозанятыми, рекомендуется просмотреть Федеральный закон № 422 от 27.11 2018 г.

В нем прописаны следующие аспекты:

работа самозанятым может осуществляться по всей территории РФ;
функция доступна для индивидуальных предпринимателей;
от одной компании может работать сразу большое число исполнителей (строительные фирмы, копирайтеры, таксопарки);
деятельность, входящая в круг самозанятых людей, ограничена, то есть под таким НПД можно выполнять небольшой круг работ;
после постановки на учет самозанятый человек может взять справку о статусе налогоплательщика НПД (или работодатель проверяет информацию самостоятельно на официальном сайте налоговой службы).

Статус самозанятого предоставляет следующие функции, преимущества:

отсутствие потребности в сдаче налоговой декларации;
формирование чеков через электронное приложение;
отсутствие страховых взносов;
легальность;
отсутствие потребности в постановке на учет в статусе ИП;
сниженные налоговые ставки (4% при доходе от физических лиц, 6% от юридических лиц);
налоговый вычет (сумма составляет 10.000 руб., ставка 4% уменьшается до 3%, 6% - уменьшается до 4%);
автоматическое зачисление налога через приложение;
быстрая регистрация статуса;
возможность параллельного трудоустройства на других рабочих местах.

Важно понять, что самозанятость — это не дополнительный налог, а отдельно выделенный налоговый режим. Его можно использовать лишь добровольно. Если человек продолжает выполнять свою профессиональную деятельность, но не переходит на статус самозанятого, он будет обязан оплатить налоги с учетом других систем налогообложения.

Положительные и отрицательные стороны работы с самозанятыми гражданами

Если физическое или юридическое лицо выбрало работу с самозанятыми людьми, возникает масса положительных моментов:

Упрощенная система налогообложения
Не требуется большое количество документов, устраняется бюрократизм. Чек выписывается в приложении «Мой налог», он становится подтверждением расходов.
Отсутствие потребности уплаты НДФЛ, перечисления страховых взносов
Все это может выполнить лишь самозанятый человек без участия заказчика.
Уменьшение расходов на штатных специалистов
В среднем объем выплат уменьшается на 30−40%. Например, если штатный сотрудник получает 30.000 руб., при дополнительных выплатах эта сумма увеличивается примерно до 45.000 руб. Самозанятому нужно платить лишь основную сумму.
Отсутствие дополнительных расходов
Не требуется оплачивать декретный, больничный, ежегодный отпуск. Самозанятый работает на себя, поэтому не тратит время на просиживание в офисе.
Отказ от сотрудничества в любой момент
Штатного специалиста нельзя уволить в любой момент, потребуется объяснение причины и выплаты. Если не устраивает работа самозанятого, договор можно расторгнуть мгновенно.

Несмотря на большое количество положительных сторон, есть и недостатки:

Ограничение на работу с бывшими сотрудниками
В соответствии с ФЗ № 422, статьи 6, части 2, пункта 8, указан запрет на сотрудничество с бывшим работником в качестве самозанятого в течение 2 лет. Наличие увольнения скрыть не получится, так как при регистрации нового статуса обязательно указывают ИНН.
Возможность неправильного составления договора
Работодатели привыкают, что требуется указывать перечень обязанностей, график работы. В договоре с самозанятым прописывают лишь наименование услуги, требуемый результат и цену.
Возможное отсутствие регистрации статуса
Такое случается, когда договор уже составлен, а самозанятость была оформлена немного позже. В ФНС возникает несоответствие данных.
Статус фактического работодателя
Он возникает в случае, если самозанятый работает только с одним заказчиком.
Штрафы и другие санкции
Они указаны в КоАП РФ, ст. 5.27. Если ФНС выявила любое несоответствие, работодателю предписывается начисление страховых взносов, НДФЛ для указанного работника. Назначают штраф, размеры которого варьируют в пределах 10−100 тыс. руб.
Отсутствие возможности выполнения любой работы
Заказчик, работодатель не может через самозанятого перепродавать товары, реализовывать алкоголь, бензин, полезные ископаемые, табак, недвижимость. С таким статусом нельзя быть курьером.
Отсутствие ответственности у работника
Самозанятый выполняет лишь указанную работу, но одновременно может провалить сроки, отказаться от нее в любой момент. За это никаких наказаний не предусмотрено.

Заказчик должен задуматься о возможности взаимодействия с самозанятым, предварительно выявив все аспекты. Большинство из них указаны в ФЗ № 422.

Действия работодателя для предупреждения проблем

Чтобы не допустить проблем при взаимодействии заказчика и самозанятого, пользуются советами:

Выжидают не менее 2 лет, прежде чем заключить договор с бывшим сотрудником.

Читают договор, устраняя пункты «График работы», «Перечень обязанностей», «Рабочее место».

Оценка наличия или отсутствия статуса самозанятого перед выплатой денежных средств.

Также рекомендуется проверить, есть ли у самозанятого другие заказчики. Это исключает риск потребности в дальнейшей уплате НДФЛ, страховых взносов.

Документы для заключения договора

Заказчик может запросить справку в следующих инстанциях:

приложение «Мой налог»;
официальный сайт ФНС России.

Даже если самозанятый сформировал эту справку самостоятельно, она приравнивается к официальному документу, выданному на бумажном носителе в налоговом органе.
Если работодатель хочет проверить наличие или отсутствие самозанятости самостоятельно, отправляют запрос по адресу.

Документальные особенности

Основным источником для документооборота между заказчиком и самозанятым гражданином является чек. Он формируется в приложении «Мой налог», после чего передается заказчику. Но дополнительно требуется учитывать и другие критерии, указанные в ФЗ № 422 от 27.11.18, части 85 статьи 15.

Отсутствие учета расхода, образующегося при покупке товаров у самозанятых без чека. Он требуется для определения налоговой базы по налогу на прибыль.
Отсутствие потребности в составлении актов оказанных услуг для документального подтверждения расходов.

Несмотря на эти данные, в ФНС № 422, части 8, статьи 10 указано, что составление акта возможно. Это дополнительный документ, отражающий период и дату оказания услуг. В соответствии с этим документом, можно высчитать расходы покупателя. Например, если осуществлялась предоплата. Но важно помнить, что акт является лишь дополнительным документом, в основе документооборота лежит чек, составленный в приложении «Мой налог».

Компенсация налоговых издержек

Если человек оформился в качестве самозанятого, в приложении «Мой налог» предоставляется аванс для уменьшения суммы налога, составляющий 10.000 руб.

Услуга осуществляется следующим образом:

из общей суммы аванса постепенно вычисляется процент, на который уменьшается ежемесячный налог;
для самозанятых, получающих платежи от юридических лиц, налог уменьшается на 2%;
если оплата предоставлялась от физических лиц, налог уменьшается на 1%.

Система налогообложения этого режима обладает существенным недостатком. У работника отсутствует право на налоговый вычет. Например, при покупке недвижимости. Это доступно только для людей, чья деятельность облагается налогом по ставке НДФЛ 13%.

Бухгалтерские подводки при работе с самозанятыми

Наиболее точно и информативно бухгалтерские подводки отражаются при осуществлении операций через программу 1С.

Действия проводятся пошагово:

Создание нового элемента
Требуется последовательно нажимать на клавиши «Справочники» — «Контрагенты». Появляется поле для введения ИНН. Посредством этой опции проверяют статус самозанятого через сервис ИФНС.
Регистрация работы
Последовательно нажимают на клавиши «Покупки» — «Поступление (акты, накладные)» — «Поступление услуг (акт)». Появляется табличка, где в одной колонке нужно указать название услуги. В другой — начисляют сумму. Если чек самозанятого уже был оформлен, в колонках дополнительно указывают и его.
Выплата вознаграждения
Чтобы занести его в программу, нажимают последовательные кнопки: «Банк и касса» — «Платежные поручения» — «Списание с расчетного счета». В качестве получателя нужно указать полное ФИО самозанятого. В пункте «Вид операции» прописывают в точности «Прочие расчеты с контрагентами». При заполнении поля «Удержание по исполнительному листу» указывают ограничения по сумме. Затем проверяют расчетный счет, с которого осуществляется выплата. Если она проходит через кассу, будет зафиксировано «Выдача наличными».

При работе с самозанятыми, бухгалтер в обязательном порядке должен проверить и зафиксировать его статус. Это предотвратит штрафы, потребность в уплате НДФЛ или страховых взносов.

Этапы заключения договора с самозанятыми

Чтобы обезопасить обе стороны в ходе выполнения рабочей деятельности, рекомендуется заключать договор. Предварительно проверяют статус предполагаемого самозанятого, регистрацию в ФНС.

Только затем подписывают договор, в котором должны быть указаны следующие пункты:

полное имя самозанятого, дата заключения договора;
права и обязанности сторон;
вид и этапы оказания услуги;
сдача-приемка услуги;
последствия некачественной услуги;
оплата работы;
период действия договора;
ответственность обеих сторон при отсутствии выполнения критериев договора;
порядок разрешения споров;
реквизиты сторон.

Дополнительно в договоре можно прописать, что работа осуществляется через самозанятого, поэтому отсутствует потребность уплаты налога и страхового взноса. Чтобы предотвратить появление штрафов для работодателя, рекомендовано прописать в договоре потребность сообщения работником информации о прекращении постановки на учет в ФНС в качестве самозанятого.

Заказчик может не заключать договор только в случае, если сумма оказанных услуг составляет менее 10.000 руб. Он не требуется, если работа осуществляется немедленно, затем рабочая деятельность самозанятого будет не нужна. Например, если был вызван мастер для починки какой-либо техники.

Работа с самозанятым приносит массу положительных сторон для заказчика. Но следует учитывать некоторые отрицательные нюансы. Например, если самозанятый прекратил свою работу в подобном статусе, но забыл предупредить об этом работодателя. Чтобы не допустить штрафов от ФНС, рекомендуется внимательно изучить ФЗ № 422 от 27.11 2018 г. Важно соблюдать все правила работы, качественно выполнять бухгалтерские проводки, тогда проблем с самозанятыми возникнуть не должно.