Хранение кадровых документов в детском саду

Так как с 2021 года были увеличены штрафы за нарушение хранения кадровых документов, в рабочих процессах необходимо учитывать все аспекты с ними. Были введены новые требования. Например, оплату штрафа требуется вносить должностным лицам и дошкольным учреждением. Его размер может составлять вплоть до 10.000 руб. Штраф для детского сада положен при отсутствии хранения документов, их пропажу, неправильную сортировку. Чтобы не допустить наказания, передачи дела в суд, работникам ДОУ требуется внимательно изучить законодательную базу. Если все условия хранения соблюдаются в точности, проблем возникнуть не должно. Важно с особой внимательностью изучить методы сортировки документов личного состава.

Все обновления в деятельности ДОУ можно узнать по ссылке на статью.

Если детский сад неправильно хранит документы, предписаны следующие виды штрафов в соответствии с кодексом административных правонарушений:
‣ детский сад — 10.000 руб.;
‣ должностное лицо — 5000 руб.

Чтобы оценить состояние архивных документов, в дошкольное образовательное учреждение отправляется проверяющий.

Он вправе выделить следующие виды наказаний в зависимости от вида допущенной ошибки, а также первичного или вторичного правонарушения:

предупреждение — первичное правонарушение, отсутствие пострадавших;

штраф — многократное нарушение правил, наличие людей, пострадавших от неправильного хранения документа (например, если он был утерян).

Если нарушение происходило первично, пострадавшая сторона отсутствует, лучше своевременно проконсультироваться с инспектором. Самостоятельное признание вины уменьшит степень наказания, оно может полностью отсутствовать.

Штрафы назначаются дошкольному образовательному учреждению в 2 случаях:
‣ неправильная сортировка документов;
‣ отсутствие документов.

В детских садах проходят периодические проверки. Их устраивают следующие органы:
‣ УФНС;
‣ ГИТ;
‣ СЭС;
‣ Роскомнадзор и остальные специалисты.

Инспектора вправе проверять следующие аспекты:
‣ организация хранения;
‣ полнота комплектации документов;
‣ учет кадровых документов.

То есть проверку вправе осуществлять орган, который следит за той или иной деятельностью детского сада. Например, Санэпидемстанция может периодически запрашивать наличие медицинских книжек. Это гарантирует безопасность детей при взаимодействии с сотрудниками.

Инструктирующим органом была проведена оценка нарушения. Выявлены следующие факторы:
‣ отсутствие пострадавших, на рабочей или ежедневной деятельности которых могло негативно сказаться отсутствие личных дел;
‣ первичное правонарушение.

Дело было передано в мировой суд. Судья указал, что оно малозначительное, поэтому директору дошкольного образовательного учреждения было передано устное замечание. Никаких штрафов в соответствии с законодательной базой не поступало.

Директор дошкольного учреждения обязан проинспектировать отделы, занимающиеся архивацией документов. Важно не допустить правонарушения, из-за которых будет оштрафовано должностное лицо или сам детский сад. Это возможно только при строгом соблюдении законодательной базы.

ДОУ обязано поместить документы в специально предназначенное помещение, соблюдать методы хранения. Это помогает продолжительно содержать их, не повреждая, не теряя. Предписание распространяется абсолютно на все документы, которые проходили через детский сад.

Чтобы все требования были соблюдены, директор дошкольного учреждения подбирает ответственного работника, занимающегося архивацией документов.

Он должен знать следующие аспекты:

Чтобы назначить человека, который будет архивировать документы, проходящие через детский сад, рекомендуется скачать образец приказа «О назначении ответственного за подготовку документов к передаче в архив».

Назначенному лицу потребуется создать архив для детского сада. В нем хранят следующие виды документов:
‣ личные дела постоянных или временных сотрудников, которые располагаются в помещении на срок до 10 лет;
‣ документы фондов и организаций;
‣ документы постоянного хранения;
‣ фонды личного происхождения;
‣ фонд пользования;
‣ учетные документы ДОУ.

Архивация требуется для выполнения следующих задач в детском саду:
‣ правильная организация места для постоянной локализации документов;
‣ сбор всех документов, которые прошли через детский сад;
‣ учет документов, находящихся на временном или постоянном хранении;
‣ временное хранение бумаг, которые затем будут перенаправлены в государственный архив.

Важно выполнить контроль, руководство, оформление всех бумаг детского сада, а также личных дел. Они должны своевременно передаваться в архив ДОУ.

Как только будет назначен ответственный сотрудник для создания и хранения архивов, он должен перейти непосредственно к своей деятельности. Работа выполняется по строго заданному плану, чтобы для дошкольного учреждения не поступало никаких штрафов.

Рекомендуется скачать «Образец положения об архиве детского сада», чтобы организовать систему хранения, комплектования, учета документов. Важен рациональный организаторский подход для обращения с документами. В положении должны указываться ответственные лица, которые составляют архивы для разных отделов ДОУ.