Электронный документооборот. Как это работает и в чем польза

Электронный документооборот — отличительная особенность современного делопроизводства, снижающая загруженность бумажной работой на всех уровнях работы организации. Переход на такую систему позволяет полностью или частично отказаться от бумажных носителей информации в пользу цифровой формы и оптимизировать бизнес-процессы.

Система электронного документооборота: понятие и цели внедрения в работу организаций

СЭД — это многопользовательская система управления данными, контролирующая процессы работы организации и обеспечивающая выполнение всеми подразделениями своих функций. Такая система функционирует на базе электронных документов, обязательных к использованию, доступных пользователям в удобном и понятном виде.

Фактически, СЭД заменяет, или, как минимум, дополняет бумажный документооборот в организации, в стандартном виде представляющий привычные приём, регистрацию и рассылку документов, контроль их реализации, формирование новых документов, хранение и повторное применение документов, информационную работу. Переход в электронный вид делает эти процессы более быстрыми, выводя компанию на новый уровень слаженности работы.

Цели использования СЭД:

полный отказ или сокращение документооборота на бумажных носителях;
формирование информационной базы организации;
уменьшение рисков уничтожения или утраты документов;
структурирование имеющихся и поступающих данных в соответствии с утвержденной номенклатурой;
повышение дисциплины работников с помощью имеющейся возможности контролировать деятельность исполнителя конкретного электронного документа;
контроль над реализацией исполнительных документов в организации в соответствии с актуальными резолюциями руководства;
увеличение эффективности компании в целом.

Работа по информатизации бумажного делопроизводства начались еще в конце 20-го века, но лишь сейчас наступил их расцвет, что объясняется глобальной компьютеризацией.

Предназначение электронного документооборота

Сейчас уже общеизвестны ключевые эффекты внедрения электронного документооборота в работу организации. В денежном эквиваленте выгода зависит от разных факторов: размер компании и наличие филиалов, сфера деятельности, величина штата сотрудников и др.

Внедряя СЭД, традиционно рассчитывают на следующие выгоды:

уменьшение материальных трат;
экономия за счет базовых процессов;
снижение затрат в конкретных операциях;
уменьшение рисков.

По имеющейся статистической информации, современные СЭД окупаются в срок от 2-ух до 12-ти месяцев, в зависимости от готовности сотрудников организации к нововведениям.

Базовые принципы современного электронного документооборота в организациях

Несмотря на существование большого количества СЭД, выделяются общие принципы электронного документооборота в организациях, вне зависимости от их форм собственности:

Однократная фиксация любого документа, сразу дающая возможность идентифицировать документ любым пользователем системы с достаточным уровнем доступа.

Возможность большинство операций проводить параллельно, что существенно ускоряет движение документов, делая их исполнение более оперативным.

В любой момент существования документа или функционирования бизнес-процесса, можно сразу определять ответственное за работу лицо.

Единая информационная база позволяет исключить дублирование всех документов.

Функционирование удобной системы поиска по базе, позволяющей пользователю находить нужный нормативный акт даже с минимумом знаний о документе.

Многоуровневая система отчётности, позволяющая отслеживать движение документов на протяжении всех процессов документооборота.

Реальные преимуществах перехода к СЭД с примерами

Переход к электронному документообороту — это существенные перемены в работе организации.

Перечисленные выше потенциальные возможности и достоинства на практике реализуются в ряде положительных моментов:

Существенно уменьшаются расходы на печать. Это траты на бумагу, покупку и обслуживание оргтехники, затраты на почтовую пересылку. От многих видов бумажных документов можно отказываться, если нет обратного указания в действующем законодательстве страны.
Использование документов в электронном виде исключает возможность дублирования информации и снижает риск утечки данных, так как на данный момент большинство случаев кражи информации связанно с похищением бумажных носителей или фото фиксацией документов.
Экономия времени: процесс передачи документа между работниками займет всего несколько секунд и возможно параллельное использование одного документа. Неважно, где находятся сотрудники, за соседними столами в офисе или в разных странах!
Сокращение сроков на создание, согласование и утверждение нормативных актов в компании. Обнаруженная ошибка исправляется гораздо быстрее и не требует заново согласовывать документ и проходить все этапы создания.
Скорость оперативного управления в организации многократно возрастает, так как подписывать и отсылать цифровые документы можно всегда, утром, днем или ночью, главное, чтобы был доступ к устройству с доступом к электронной подписи.
Современные системы цифрового документооборота интегрируются с большинством систем бухгалтерского учета, что упрощает работу.
Хранения данных: не нужно оборудовать специальные помещения для хранения документов! Все данные хранятся бессрочно в электронном архиве на сервера.
Эффективное использование время сотрудников: электронный документооборот убирает необходимость лично передавать бумажные документы.

Несколько вариантов современных СЭД в России

1C:Документооборот

Российская система, предназначенная для автоматизации документооборота в любой сфере деятельности. Она обеспечивает автоматизацию всего цикла работы с документами и улучшает взаимодействие между сотрудниками, одновременно позволяя контролировать их рабочее время. Учёт документов в электронном виде работает с полным соответствием законодательством страны и принципами делопроизводства.

СЭД «ДЕЛО»

Данная система электронного документооборота решение для компаний, работающих в сфере промышленности. Она относится к классу систем управления корпоративным контентом, что выражается в возможности наладить автоматический контроль не только за исполнением решений руководства, но и за произвольными, нестандартными бизнес-процессами.

Comindware Business Application Platform

Еще одна современная система управления бизнес-процессами, способная быстро провести информатизацию любого предприятия. В своей работе Comindware Business Application Platform обладает очень гибкими настройками, позволяя организовывать и корректировать бизнес-процессы организации, управлять проектами и кейсами. Хороший вариант для компаний с развитой бизнес-средой.